Funktion

Es sollen Verträge mit docuvita verwaltet werden. Hierfür werden Vertragsakten geführt, in denen dann alle Dokumente und Unterlagen zum jeweiligen Vertrag verwaltet werden.

Einige Verträge sollen in einem bestimmten Intervall zur Wiedervorlage gebracht und der jeweilige verantwortliche Mitarbeiter darüber informiert werden. Einzelne Vertragsdokumente können ebenfalls Wiedervorlagen haben. Des weiteren besteht die Möglichkeit einzelnen Vertragsdokumenten einem Freigabeprozess zu unterziehen. 

Verträge können sich auf Kunden, wie Lieferanten beziehen.

Workflows

Wiedervorlage Vertrag

Dieser Workflow erzeugt eine Wiedervorlage auf einer Vertragsakte. Er wird automatisch gestartet wenn

1. ein Wiedervorlagedatum (Wiedervorlage) vorhanden ist und
2. ein Verantwortlicher (Zuständig) eingetragen ist und
3. kein anderer Workflow vom gleichen Typ auf dem Vertrag aktiv ist.

Die notwendigen oben beschriebenen Startvorraussetzungen werden einmal täglich geprüft und bei Änderungen wird entsprechend reagiert. Dies kann z.B.

• die Änderung des Wiedervorlage Datums,
• Anpassung des zuständigen docuvita Benutzer 

betreffen.

Bei dem Erreichen der Wiedervorlage bekommt der zuständige docuvita Benutzer eine neue Workflow Aufgabe zugewiesen.

Ablauf

1. Überprüfung, ob das Wiedervorlage Datum erreicht ist.
   1. Liegt in der Zukunft
      => Weiter mit Schritt 1.
   2. erreicht
      => Weiter mit Schritt 2.
2. Erstellen einer neuen Workflowaufgabe für die zuständige Person
3. Prüfung durch den Verantwortlichen
   1. Erledigt / keine weitere Wiedervorlage
      Es erfolgt keine neue Wiedervorlage. Das Wiedervorlagedatum wird gelöscht
      => Workflow wird beendet
   2. Geprüft / Nächste Wiedervorlage setzen
      Das neue Wiedervorlagedatum wird automatisch vorgeschlagen (letztes WV-Datum + WV-Rhythmus)
      Es wird ein neues Wiedervorlagedatum eingetragen. Das Datum wird in den Dokumentendaten aktualisiert
      => Weiter mit Schritt 1
   3. Weiterleiten
      Der neue Bearbeiter muss ausgewählt werden. Es erfolgt eine Anpassung in dem Dokumentendaten (Feld Zuständig).=> Weiter mit Schritt 2.

Starten von Workflows

Workflows können manuell über das Objekt-Menü im docuvita Client gestartet werden. Es kann z.B. der docuvita Standardworkflow Information auf einem beliebigen (Vertrags-) Dokument gestartet werden und so das Dokument zur Kenntnisnahme weitergeleitet werden. Darüber hinaus können die beiden Workflows 

• Wiedervorlage Dokument
• Freigabe Dokument

ebenfalls manuell für ein Vertragsdokument gestartet werden. 

Workflows werden aber auch automatisch gestartet werden. Dabei wird in periodischen Abständen geprüft, ob neue Vertragsdokumente bzw. neue Verträge vorhanden sind. Falls ja, wird der entsprechende Workflow gestartet. Vor dem Start wird geprüft, ob auf diesem Objekt kein weiterer Workflow (selber Typ) aktiv ist. Sollte bereits ein Workflow aktiv sein, so erfolgt kein weiterer Start des Workflows.

Mail-Versand bei offenen Aufgaben

Einmal täglich wird geprüft, ob docuvita-Benutzer in den letzten 24 Stunden neue Workflowaufgaben bekommen haben. Sind Aufgaben noch offen, so erfolgt eine Benachrichtigung per Mail. Sollte der Benutzer Aufgaben haben, die älter sind als fünf Tage bekommt er eine Erinnerungsnachricht per Mail. Der Versand der Erinnerung erfolgt solange die Aufgabe abgeschlossen ist.

Objekttypen

Vertrag

Übergeordneter Objekttyp: Arbeitsmappe

Keyfields = obj.vouchernumber (global)

*Pflichtfeld

Vertragsordner

Übergeordneter Objekttyp: Vertrag

keyfields = obj.name (local)

*Pflichtfeld

Vertragsdokument

Übergeordneter Objekttyp: Vertragsordner

*Pflichtfeld

Objekthierachie