Administratorhandbuch - EmailArchiver

Administratorhandbuch - Version 19.4.x.xxxx

Einleitung

Dieses Handbuch richtet sich an Systemadministratoren und IT-Verantwortliche, die vor der Aufgabe stehen, ein bereits installiertes docuvita Dokumentenmanagement-System auf die speziellen Anforderungen zur Installation des EMailArchiver anzupassen. Es erläutert die Schritte, die für eine Installation und Konfiguration des EMailArchiver erforderlich sind.

Über dieses Handbuch

In diesem Kapitel möchten wir Sie mit Ziel und Zweck dieses Handbuches vertraut machen. Hier finden Sie Informationen über das Konzept des Aufbaus dieses Handbuches. Dieses Handbuch erklärt die Funktionen und die Einrichtung des EMailArchiver. Die Installation sowie die Konfiguration des EMailArchiver können sich, je nach verwendeten docuvita System, im Ablauf leicht unterscheiden. Das prinzipielle Vorgehen ist aber unabhängig von der verwendeten docuvita Version. Die Verfahren und Beispiele, die in diesem Handbuch dargestellt sind, gehen davon aus, dass Sie mit einem aktuellen Windows und einem aktuellen Browser arbeiten. Manche Vorgehensweisen können hier von diesem Handbuch abweichen.

E-Mail Archivierung mit docuvita DMS

Das docuvita DMS stellt alle technischen Hilfsmittel zur Verfügung, um eine revisionssichere E-Mail Archivierung im Unternehmen einführen zu können. Um eingehende Nachrichten vor Manipulation zu schützen, werden sie bereits archiviert, bevor sie den Nutzer erreichen. Zudem steuert eine Berechtigungssystem den Zugriff auf die Daten, und eine Zugriffsprotokollierung ermöglicht die Kontrolle der Datennutzung. Durch die Archivierung im docuvita DMS kann vor allem gewährleistet werden, dass E-Mails in ihrem betrieblichen Zusammenhang mit anderen Dokumenten an einem Ort zur Verfügung stehen. Die Ablage in individuellen bzw. Branchen spezifischen Akten Strukturen und das schnelle Wiederauffinden von Dokumenten aus unterschiedlichen Quellen (Brief, Fax, E-Mail, etc.) erleichtert die Informationsgewinnung entscheidend. Archivierte E-Mails lassen sich ebenfalls in automatisierte Wiedervorlagen und Workflows einbetten. Damit stehen sämtliche Informationen bei der digitalen Bearbeitung dokumentenbasierter Geschäftsprozesse zur Verfügung.

Symbolerklärung

An verschiedenen Stellen dieses Handbuches finden sich Hinweis-Boxen, die Sie auf besonders wichtige oder wissenswerte Informationen aufmerksam machen sollen. Mit * markierte Kapitel oder Bedienelemente müssen nicht zwangsläufig in sämtlichen Installationen sichtbar sein. Die Sichtbarkeit kann zusätzlich von den Berechtigungen des einzelnen Benutzers abhängen.

Achtung!

Diese Hinweise sollten Sie unbedingt beachten

Wissenswerte Information

Hinweise dieser Kategorie enthalten hilfreiche Tipps.

Systemvoraussetzungen

Windows Server ab 2008 R2 32bit und 64bit (empfohlen 64bit) alternativ Windows 10 64bit
docuvita Mindestversion 2.0.9xx
.Net Framework Version ab 4.6
Eine Internetverbindung für die Aktivierung und die regelmäßige Validierung der Lizenz
Postfach mit IMAP Zugriff ODER
AMTANGEE CRM ODER
Exchange Server mit EWS Funktionalität ab der Version 2012

Installation

Um die E-Mail Archivierung verwenden zu können, sind folgende Schritte notwendig:

Installationskomponente

Bei der Installation des EMailArchiever können mehrere Komponenten installiert werden.

Alexander Berndt Tabelle

Komponente	Erforderlich	Beschreibung
dvs.EmailArchiver	Ja	Der dvs.EMailArchiver ist ein eigenständiger Windows Dienst, der dafür zuständig ist, E-Mails von Ihrem Postfach herunterzuladen und diese dann ordnungsgemäß in Ihrem docuvita zu archivieren.
dvs.EMailArchiver.Maintainer	Optional	Mit dem dvs.Maintainer können die AutoProfiler xml-Dateien erstellt werden. Ebenfalls ist es möglich die Zugriffsrechte (ACL) auf den archivierten E-Mails in docuvita zu löschen bzw. diese neu und individuell zu setzen.
dvs.EMailArchiver.Maintainer.Configurator	Optional	Mithilfe dieser graphischen Oberfläche können Sie mühelos eine Konfigurationsdatei für den dvs.Maintainer erstellen.
dvs.EMailArchiver.Monitoring	Optional	Monitoring ist ein eigenstängier Windowsdienst, der überprüfen kann, ob neue E-Mails im docuvita vorhanden sind. Bei Bedarf können mit diesem Dienst auch Benachrichtigungsmails versendet werden.
dvs.EMailArchiver.UpdateConfiguration	Optional	Mit diesem Programm können Sie eine bereits vorhanden Konfiguration des EMailArchiver aus der Version 1.0.x auf die aktuelle Version 19.x konvertieren.
dvs.Password.Encrypt	Optional	Mit diesem Programm können Sie Ihre Passwörter verschlüsseln, und diese dann in der Konfigurationsdatei speichern.

Komponente

Nach erfolgreicher Installation sind die einzelnen Komponente in dem Installationsverzeichnis zu finden. Bei der Installation können Sie auswählen, welche Komponente mitinstalliert werden sollen.

Installation EMailArchiver

Dieses Kapitel enthält Informationen die zur erfolgreichen Installation des EMailArchiver durchzuführen sind.

Administrator Rechte

Für die Installation des EMailArchivers sind Administrator Rechte notwendig.

Starten Sie die dvs.EMailArchiver xx.x.xx.msi

Im nachfolgenden Schritt erscheint ein Fenster, Klicken Sie auf "Weiter" um mit der Installation zu beginnen.

Lesen Sie sich die Lizenzvereinbarung durch und bestätigen Sie diese.

Lizenzvertrag

Der Lizenzvertrag ist nach der Installation im help-Ordner zu finden.

Im nächsten Schritt werden Sie nach dem Lizenzschlüssel gefragt

Lizenzdatei

Nach erfolgreicher Installation muss die Lizenzdatei noch direkt in das Installationsverzeichnis abgelegt werden.

Im nächsten Schritt haben Sie die Möglichkeit den Ablageort für die Log-Dateien anzupassen.

Im darauf folgenden Fenster können Sie den Installationsordner sowie die für Sie passenden Komponenten auswählen.

Anschließend kann die Installation gestartet werden, in dem Sie auf "Installieren" klicken.

Bei einer erfolgreichen Installation erscheint Abschließend folgendes Fenster

docuvita Einstellungen

In diesem Kapitel finden Sie alle notwendigen Einstellungen die Sie in Ihrem docuvita vornehmen müssen.

docuvita Objekte anlegen

docuvita-online

Für docuvita-online Benutzer sind die nachfolgend beschriebenen Objekte schon vorhanden. Daher können Sie diesen Schritt überspringen und direkt hier fortfahren.

Archiv Ordner anlegen (optional) *

Für die Archivierung der E-Mails in docuvita empfehlen wir einen separaten Ordner in dem alle E-Mails abgelegt werden. Den Ordnernamen können Sie frei definieren (z.B, E-Mail Archiv).

Objekt ID

Notieren Sie die Objekt ID von diesem Ordner. Diese wird im späteren Verlauf für die Konfiguration noch benötigt.

Objekt ID

Sie können selbstverständlich auch einen eigenständigen Objekttyp für den E-Mail Ordner definieren. Die Vorteile bei einem eigenständigen Objekttyp sind unter anderem

Vergabe von Benutzerberechtigungen

Objekttyp E-Mail erstellen *

Es empfiehlt sich für die E-Mail Archivierung einen neuen Objekttyp "Mail" bzw. "E-Mail" vom Typ Document anzulegen. Dieser Objekttyp muss bei "Konfiguration der Ablagehierarchie" mindestens den Objekttyp Ordner zugewiesen werden.

Achtung!

Wird die Konfiguration der Ablagehierarchie nicht gesetzt so können die E-Mails nur im Root-Verzeichnis abgelegt werden. Dies muss dann aber auch in der Konfiguration entsprechend angepasst sein.

ObjektType ID

Notieren Sie die Objekttype ID des erstellten Objekttypes. Diese wird im späteren Verlauf der Konfiguration noch benötigt.

docuvita Benutzer anlegen *

Die komplette Kommunikation des EMailArchivers mit docuvita erfolgt über die docuvita API. Aus diesem Grund muss ein docuvita-Benutzer mit ausreichenden Berechtigungen im System vorhanden sein. Sie können den Benutzer "Administrator" für die E-Mail Archivierung verwenden. Wir empfehlen aber einen eigenständigen Benutzer zu verwenden. Eine Anleitung zum Anlegen eines neuen Benutzers finden Sie hier.

Vorteile eines eigenständigen Benutzers sind

Bei der Verlaufs-Protokollierung können Sie zwischen Zugriffen des EMailArchivers und des Administrator-Benutzers unterscheiden
Sie können den Zugriff des Archivierungs Benutzers auf Benutzer, Gruppen, E-Mails und (E-Mail) Ordner beschränken

Folgende Berechtigungen benötigt der Benutzer:

Anlegen von (E-Mail) Ordnern
Lesezugriff bei Benutzer und Benutzergruppen (wird verwendet für das Auslesen der benutzerbezogenen E-Mail Adressen)
Beim Objekttyp E-Mail "Freigabe"
Mitglied in der Benutzergruppe "Systemadministratoren" (Überprüfung des Lizenzstatus)

E-Mail Adressen einen docuvita Benutzer zuordnen *

Manuelle Zuordnung

Für die Vergabe der Zugriffsrechte auf archivierte E-Mails müssen zunächst in docuvita beim Benutzer die für ihn gültigen E-Mail-Adressen in einem Eigenschaftenfeld hinterlegt werden. Normalerweise wird hierfür das Feld "E-Mail-Adresse" in den Benutzereigenschaften verwendet. Falls der Benutzer über mehrere E-Mail-Adressen verfügt, können diese als komma-getrennte Liste eingegeben werden. Sollten die E-Mail-Adressen mit einem ActiveDirectory synchronisiert werden (z.B. bei Einsatz des Moduls ActiveDirectorySync) enthalten diese Adressen u.U. das Prefix "smtp:" oder "SMTP:". Adressen in dieser Form sind ebenfalls gültig.

docuvita-online

Für docuvita-online Benutzer werden die E-Mail-Adressen aus dem Feld "E-Mail-Adressen (Archivierung)" verwendet.

Hinweis bei mehreren E-Mail Adressen

Falls Sie mehrere E-Mail-Adressen verwenden, ist es anzuraten, ein zusätzliches Individualfeld für diese Liste zu verwenden und zusätzlich die primäre E-Mail-Adresse im Feld "E-Mail-Adresse" zu hinterlegen. Hintergrund ist, dass beispielsweise docuvita Workflows das Feld E-Mail-Adresse für den Versand von Mails an den Benutzer verwenden.

Hinweis zu Verteilegruppen

Falls der Benutzer auch E-Mails über eine Verteilerliste bekommt, so können Sie die E-Mail-Adresse dieser Liste auch in den Benutzer-E-Mail-Adressen hinterlegen, anstatt eigene Verteilergruppen in docuvita einzurichten. Der Benutzer erhält automatisch Zugriff auf alle E-Mails, die an eine seiner zum Archivierungszeitpunkt zugewiesenen E-Mail-Adressen gesendet wurden.

ActiveDirectory Integration

Bei der Verwendung von ActiveDirectrory können die E-Mail-Adressen direkt per LDAP Abfrage des AD-Servers gelesen werden. Diese so ermittelten Adressen werden dann auch für die Vergabe der Zugriffsrechte auf die archivierten E-Mails verwendet. Wird eine E-Mail archiviert und es gibt dazu keinen passenden Benutzer in docuvita, so kann dieser auch automatisch angelegt werden.Folgende Einstellungen werden für den docuvita Benutzer hinterlegt:

Standardmäßig wird die primäre SMTP-Adresse als Benutzername verwendet. In der Konfigurationsdatei des EMailArchivers können weitere Konfigurationen zur Namens- und Passwortvergabe hinterlegt werden
Die primäre SMTP-Adresse des ActiveDirectory-Benutzers wird in das Feld "E-Mail-Adresse" eingetragen
Die Anlage des Benutzers erfolgt in der docuvita-Gruppe UserParentObjectId der jeweiligen Postbox-Konfiguration

Bei der Verwendung der ActiveDirectory Integration müssen die E-Mail-Adressen nicht mehr im docuvita Benutzerstamm gepflegt werden. Es können hier aber zusätzliche E-Mail-Adressen eingetragen werden.

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